Asansör periyodik bakım ve muayene takibi, her asansör için tarih, belge ve eksik kaydını tek yerde tutarak yapılır. Asansorex, bakım takvimini ve muayene geçmişini asansör bazında izleten bir bakım takip…
Asansör periyodik bakım ve muayene takibi, her asansör için tarih, belge ve eksik kaydını tek yerde tutarak yapılır. Asansorex, bakım takvimini ve muayene geçmişini asansör bazında izleten bir bakım takip yazılımıdır.
Bakım ve muayene sıkça birbirine karıştırılır, ancak ikisi aynı şey değildir. Bakım, firmanın asansörü çalışır ve güvenli halde tutmak için yaptığı düzenli iştir. Periyodik muayene ise yetkili kuruluşun yaptığı kontroldür. Takip sistemi bu iki süreci ayrı kaydetmeli, ama aynı asansör geçmişinde birlikte gösterebilmelidir.
Yasal yükümlülükler değişebildiği için firmalar güncel mevzuatı ayrıca takip etmelidir.
Kayıtların yalnızca “bakım yapıldı” bilgisiyle sınırlı kalmaması gerekir. Hangi maddelerin kontrol edildiği ve ne bulunduğu sonraki bakım için de değerlidir. Asansorex’te teknisyen önceki bakımdan kalan notları görebilir, böylece aynı konu takipsiz kalmaz.
Her asansör aynı yapıda değildir. Tahrik sistemi veya kullanım şekli, bakımda bakılacak maddeleri etkileyebilir. Asansorex’te kontrol listeleri asansör tipine göre kullanılır ve firma şablonlarını kendi düzenine göre düzenleyebilir. Bu sayede teknisyenlerin hepsi aynı standardı izler.
Her muayene ayrı kayıt olmalıdır. Bir önceki sonucun üzerine yazmak geçmişi kaybettirir. Asansorex’te muayene geçmişi ve eksik takibi ayrı kayıtlarla tutulur. Durum tespit raporu ve revizyon teklifi de aynı sürecin parçası olarak hazırlanabilir.
Muayeneden sonra en kritik adım, eksiklerin kapatılmasıdır. Bir eksik yalnızca rapor dosyasında kalırsa unutulabilir. Eksiğin kaydedilmesi, müşteriye iletilmesi, gerekiyorsa teklif hazırlanması ve yapılan işin işlenmesi aynı zincirin parçasıdır.
Bakım takip tablosu, hangi asansörün hangi ay bakıldığını gösterir. Aynı ay içinde ikinci bakım açılırken uyarı verilebilir. Toplu bakım oluşturma, çok sayıda asansörde planlamayı hızlandırır. Yaklaşan bakımlar için hatırlatmalar da e-posta ve SMS ile gönderilebilir.
Ofisin her ay başında bu tabloya bakması, her asansör için tek tek arama yapma ihtiyacını azaltır. Bakımı yapılmamış asansörler ay sonu gelmeden görülür. Yönetici de hangi işlerin teknisyene atanması gerektiğine daha erken karar verir.
Müşteri veya yetkili bir kişi geçmiş kayıt istediğinde bilginin hızlı bulunması gerekir. Dijital kayıtlarda asansör seçilir ve ilgili bakım veya muayene kaydına gidilir. Bakım belgesi PDF olarak paylaşılabilir. Böylece belgeyi kağıt klasörler arasında aramak gerekmez.
Düzenli takip, yılın başında kurulan basit bir takvimle başlar. Her asansör için bakım dönemi, sorumlu teknisyen ve son muayene bilgisi görülebilmelidir. Portföyü semt veya güzergâha göre gruplamak, aynı bölgedeki işleri bir araya getirir. Bu sayede ay boyunca aynı sokağa defalarca gitmek gerekmez.
Takvim sabit bir liste gibi görülmemelidir. Sözleşme başlayan veya biten binalar, pasife alınan asansörler ve yıl içinde eklenen portföy düzenli işlenmelidir. Kullanım dışı bir asansör için plan açılmaya devam ederse hem ekip zamanı boşa gider hem de listeye olan güven azalır.
Teknisyen izni, yoğun arıza dönemi veya araç sorunu olduğunda bakımlar ay sonuna sıkışabilir. Bu durumun fark edilmesi ne kadar geç olursa telafisi o kadar zorlaşır. Ayın ilk yarısında tamamlanan iş sayısını görmek, geri kalan günler için erken karar vermeyi sağlar.
İşler bir teknisyenden diğerine devredilirken not da birlikte taşınmalıdır. Binaya giriş bilgisi, yöneticinin özel talebi veya önceki bakımdan kalan uyarı yeni kişiye ulaşmazsa ziyaret eksik kalabilir. Asansorex’te teknisyene özel notlar ilgili bakım ve arıza ekranlarında görülebilir.
Muayene raporu geldiğinde firma, bina yönetimi ve varsa başka yükleniciler arasında kimin ne yapacağı netleşmelidir. Bazı eksikler bakım firmasının doğrudan müdahale edebileceği küçük işlerdir. Bazıları ise bina tarafının kararını, bütçesini veya kapsamlı bir revizyonu gerektirir.
Her eksik için sorumlu kişi, hedef tarih ve son durum yazılmalıdır. Yöneticiye yalnızca raporu iletmek çoğu zaman yeterli olmaz. Hangi maddenin ne anlama geldiğinin sade bir dille anlatılması, kararın hızlanmasına yardım eder. Yapılan yazışmaların kayıt altında tutulması da ileride karışıklığı önler.
Eski bir asansörde iş yalnızca tek parçayla sınırlı kalmayabilir. Bu durumda önce mevcut hal belgelenmeli, sonra yapılacak işler kalem kalem yazılmalıdır. Fotoğraf, ölçüm ve kısa açıklamalar müşterinin neyi neden ödeyeceğini anlamasını kolaylaştırır.
Asansorex’te revizyon teklifine stoktan veya elle malzeme kalemi eklenebilir. Teklif kabul edildiğinde yapılan işin kaydı da asansörün geçmişine işlenir. Böylece sonraki muayenede veya bakımda hangi parçanın ne zaman değiştiği bulunabilir.
Yönetici, her ay rastgele seçtiği birkaç asansörün kaydını okuyabilir. Bu küçük kontrol, sayısal raporların göstermediği sorunları ortaya çıkarır. Şu sorular işe yarayan bir başlangıçtır:
Her ayın son haftasında kısa bir kapanış yapılması işleri düzene sokar. Tamamlanmamış bakımlar, açık muayene eksikleri ve belgesi eksik işler bu kapanışta listelenir. Faturalanacak işler de muhasebe adımına aktarılır. Kapanışı aynı kişinin yapması gerekmez, ancak sorumluluğun belli olması gerekir.
Bakımın yapılmış olması, müşterinin bunu bildiği anlamına gelmez. Özellikle yönetici binada yaşamıyorsa ziyaret fark edilmeyebilir. Bakım tamamlandığında gönderilecek kısa bir bildirim veya paylaşılan belge, sonradan çıkabilecek “Bu ay gelmediniz” tartışmasını azaltır.
Asansorex’te bakım tamamlandı bilgisi için SMS şablonu bulunur ve belgeye müşterinin görmesi istenen notlar eklenebilir. Bir uyarı veriliyorsa ifadenin anlaşılır olması gerekir. Sadece teknik bir parça adı yazmak yerine parçanın durumu ve önerilen adım birlikte belirtilmelidir.
Muayene yaklaşırken de müşteriyle önceden konuşmak faydalıdır. Binanın hazırlaması gereken konular, görevli kişinin erişimi ve varsa açık eksikler önceden paylaşılabilir. Muayene sonrasında sonuç ve yapılacak işler aynı açıklıkla iletilmelidir. Firma, müşterisinin soruyu sormasını beklemeden bilgi verdiğinde hizmetin kalitesi de daha net görülür. Yönetici değiştiğinde iletişim bilgilerinin hemen güncellenmesi, gönderilen uyarıların yanlış kişiye gitmesini önler.
Bakım ve muayene aynı programda tutulabilir mi? Evet. Asansorex’te ikisi de asansör kaydıyla ilişkilidir, ancak ayrı süreçler olarak izlenir.
Eski muayene kayıtları eklenebilir mi? Evet. Firmanın elindeki geçmiş bilgiler kayıtlara eklenebilir veya veri aktarımı sırasında değerlendirilebilir.
Ayrıntılar için periyodik bakım programı ve A tipi periyodik kontrol takibi sayfalarına bakılabilir.
